Een overlijden in het buitenland: dit moet je doen

Je moet er niet aan denken: je reisgenoot of familielid overlijdt tijdens een vakantie in het buitenland. In zo'n emotionele crisissituatie komt er veel op je af. Wat moet je als eerste doen? Hoe krijg je je dierbare terug naar België? En hoe zit het eigenlijk met de kosten? Omdat je op dat moment al verdriet en zorgen genoeg hebt, zetten we de belangrijkste stappen en aandachtspunten voor je op een rij.

Een overlijden in het buitenland: informatie en tips

Je staat er niet alleen voor

Allereerst: probeer niet alles alleen te regelen. Hebben jullie een reisverzekering of is de overledene lid van een ziekenfonds (mutualiteit)? Bel dan onmiddellijk de alarmcentrale. Zij nemen de regie in handen, hebben ervaring met lokale procedures en leggen contact met artsen en overheidsdiensten.

Tip: vergeet de mutualiteit niet. Veel Belgen hebben via hun ziekenfonds recht op repatriëringshulp via organisaties als Mutas. Neem daarnaast contact op met de Belgische ambassade of het consulaat ter plaatse. Zij helpen vooral met de administratieve kant (zoals de reispas voor het lichaam) en kunnen advies geven.

Overlijden in het buitenland: wat te doen in welke situatie?

De procedure verschilt afhankelijk van de omstandigheden van overlijden. Denk aan:

1. Overlijden in het ziekenhuis
   De behandelend arts stelt een overlijdensverklaring op. Het is belangrijk dat je het overlijden zo snel mogelijk registreert bij de lokale gemeente (burgerlijke stand). Vraag indien mogelijk direct om een internationale overlijdensakte (meertalig model). Dit bespaart je later in België vertaalkosten en administratieve rompslomp. Na registratie ontvang je de overlijdensakte en een laissez-passer (lijkenpas). Deze zijn noodzakelijk voor de repatriëring.
2. Overlijden buiten het ziekenhuis (natuurlijke dood)
   Bel direct een lokale arts om het overlijden vast te laten stellen. Meld het overlijden vervolgens bij de lokale autoriteiten. Informeer ook hier meteen de alarmcentrale van de verzekering of mutualiteit; zij loodsen je door de stappen heen.
3. Niet-natuurlijke dood (ongeval of misdrijf)
   Bel in dit geval meteen de politie. Licht ook de Belgische ambassade zo snel mogelijk in. Het lichaam wordt in beslag genomen voor onderzoek (en eventueel autopsie) en pas vrijgegeven na toestemming van de officier van justitie. Houd er rekening mee dat dit proces dagen tot weken kan duren. De verzekering en ambassade hebben vaak kopieën nodig van politie- en medische rapporten.

Voorwaarden buitenlandse overlijdensakte

Om een buitenlandse overlijdensakte over te schrijven in België, moet het document wel aan een aantal voorwaarden voldoen om hier erkend te worden:

• De akte moet zijn opgesteld door de bevoegde lokale autoriteit in het buitenland, volgens de vorm die in dat land gebruikelijk is.

• Vaak is een simpele handtekening niet genoeg. De akte moet ‘gelegaliseerd’ zijn. Dit betekent dat een ambtenaar met een speciale stempel of sticker de echtheid van de handtekening op het document bevestigt.

• Is de akte niet opgesteld in het Nederlands, Frans of Duits? Dan moet deze vertaald worden naar de officiële taal van de Belgische gemeente waar je de akte wilt laten inschrijven.

• De vertaling mag je niet zelf doen; dit moet gebeuren door een beëdigd vertaler. Laat je de akte in het buitenland vertalen? Let er dan op dat ook de handtekening van die buitenlandse vertaler weer gelegaliseerd moet worden.

Repatriëring: terug naar België

Wanneer het lichaam wordt teruggebracht naar België, spreken we van repatriëring. Zo kan het afscheid plaatsvinden in de vertrouwde omgeving. Bij een geldige reisbijstandsverzekering of dekking via de mutualiteit worden de kosten voor het vervoer van het lichaam meestal volledig vergoed. De verzekeraar regelt het transport. Was de overledene voor langere tijd in het buitenland voor werk? Dan is vaak de werkgever verantwoordelijk voor de kosten. Let wel op het verschil: een reisverzekering dekt het vervoer (repatriëring), een uitvaartverzekering (zoals DELA) dekt vaak de uitvaartkosten in België. Check beide polissen.

Niet verzekerd? Zonder verzekering draaien de nabestaanden helaas zelf op voor de repatriëringskosten. De Belgische overheid (ambassade) schiet deze kosten niet voor. De ambassade kan wel helpen door een lijst te geven van lokale begrafenisondernemers of beëdigde vertalers (kosten voor de tolk zijn voor eigen rekening).

Tip: schakel een professioneel internationaal repatriëringsbedrijf in. Zij zijn 24/7 bereikbaar. Teken ter plaatse niets zonder hun advies of dat van de alarmcentrale.

De rol van de begrafenisondernemer 

Te midden van al het geregel met ambassades en verzekeraars, is het belangrijk om ook alvast naar de situatie in België te kijken. Hoewel de repatriëring meestal wordt uitgevoerd door een gespecialiseerd bedrijf in opdracht van de verzekering, heb je voor het vervolg in België een lokale begrafenisondernemer nodig. Hebben jullie al een vaste begrafenisondernemer of familiebedrijf op het oog? Of moet je er nog een uitkiezen? In beide gevallen raden we aan om vanuit het buitenland alvast contact op te nemen. Zij zijn een onmisbare schakel:

• Rustpunt en coördinatie: de begrafenisondernemer fungeert als jouw centrale aanspreekpunt in het thuisland. Hij of zij kan contact houden met de repatriëringsdienst over de verwachte aankomsttijd. Zo hoef jij niet steeds zelf achter de logistieke details aan te gaan.

• Voorbereiding in België: terwijl de repatriëring loopt, kan de uitvaartondernemer hier alvast de eerste zaken voor de uitvaart voorbereiden. Denk aan het vastleggen van de datum, de locatie en het drukwerk. Zo kan het afscheid, zodra je dierbare terug is, vlot en waardig verlopen.

• Zorg na aankomst: zodra het lichaam in België aankomt, neemt de begrafenisondernemer de zorg over. Hij verzorgt de overledene, plaatst hem of haar in de definitieve uitvaartkist (indien nodig) en zorgt voor een mooie opbaring, zodat de familie eindelijk in alle rust afscheid kan nemen.

Alternatief: afscheid ter plaatse

Soms zijn de kosten voor repatriëring te hoog of was het de wens van de overledene om in het buitenland te blijven. Je kunt dan kiezen voor een lokale begrafenis of crematie. Na een lokale crematie mag je de as meestal meenemen naar België. Houd echter rekening met het volgende:

• Check altijd vooraf de regels van de luchtvaartmaatschappij. Vaak moet de urn hermetisch afgesloten zijn en soms mag deze niet in de handbagage i.v.m. security-regels.
• Veel landen (zoals bijvoorbeeld Brazilië of Thailand) eisen officiële uitvoerdocumenten voordat je met een urn de douane door mag. Zorg dus voor een overlijdensakte, crematieverklaring en controleer de lokale douaneregels.

Overlijden in het buitenland: belangrijk om te weten

Hou er rekening mee dat elk land zijn eigen wetgeving en cultuur hanteert. Beide hebben een invloed op de repatriëringsprocedure. Denk maar aan de laatste verzorging van de overledene. Dat verloopt soms anders dan we gewend zijn in België. Hou er ook rekening mee dat de hele procedure soms lang duurt, zeker bij een niet-natuurlijke dood. Informeer je dus goed. Zo weet je perfect wat er van jou wordt verwacht en hoe alles zal verlopen. Vraag gerust aan een goede vriend of familielid om af te reizen naar het land waar je bent. Je kunt de steun gebruiken. 

Bronnen: FOD Buitenlandse Zaken, Vlaanderen.be